Решения
Бесплатная консультация
Электронный архив
Электронные архивы предприятий являются основой системы производственного документооборота и содержат, как правило, сканированные и оцифрованные образы бумажных и электронных документов (конструкторско-технологических, финансово-отчетных, нормативных, патентных и т.п.) и электронные документы.
Грамотное и упорядоченное хранение документов в электронном виде позволяет решить многие рутинные операции и предотвратить случайные ошибки при работе с документами. Современные электронные архивы позволяют решить следующие задачи:
- Прием на хранение и сопутствующее формирование архивных дел как путем передачи документации из других информационных систем, так и путем оцифровки и ввода в систему архивной документации.
- Упорядоченное хранение скан-копий бумажных документов.
- Атрибутирование скан-копий, создание карточек документов.
- Удобный и быстрый поиск скан-копий документов в различных срезах: по ключевым словам, по атрибутам, по номенклатурам, по тексту документов и прочие виды.
- Разграничение прав доступа к документам и предоставление удобного доступа к архивным материалам в электронном виде.
- Быстрый поиск оригиналов документов за счет функций штрих-кодирования.
- Инструменты удобной работы с самой копией: поиск по документу, маркировка текста, выбор связных документов, печать копий документов без обращения к оригиналам.
- Перенос копий документов в архив, что позволяет работать всегда с актуальной версией документа.
- Ведение резервных копий электронных документов, что позволяет исключить возможность потери документа или его версий.
- Учет выдачи оригиналов документов и дел.
В зависимости от типов документов, хранящихся в электронном архиве, возможна настройка дополнительного функционала. Например, архивы для хранения первичной документации поддерживают функции быстрого и удобного поиска для их пользователей, а также функции ограничения прав доступа. Архивы проектной документации содержат четкую проектную иерархию и могут быть привязаны к смежным системам (например, портальным решениям). Часть документов может быть выделена в отдельные области хранения (например, рисунки, сметы, схемы, диаграммы). Архивы кадровой документации структурируют документы с ориентацией по сотрудникам/кандидатам, могут иметь ссылки или копии информации из внешних данных (социальные сети, резюме на внешних ресурсах и тому подобное).