Что такое знания и как их можно сохранить в системе

Что такое знания и как их можно сохранить в системе

Современные ИТ-системы давно заняли ключевые позиции среди помощников бизнесу по процессам автоматизации, исполнения, отчетности и контроля выполнения операции. Для многих компаний является нормой доверять ИТ-системам как выполнение самых элементарных операций, таких как регистрация проводок по хозяйственным операциям, так и ключевых для компаний операций. Например, отслеживать возможность аварий на производстве или являться помощниками при принятии стратегически важных для компаний решений. Рынок ИТ-систем очень широк и способен удовлетворить любые технические потребности бизнеса.

Поэтому все больше компаний задумываются о том, как получить дополнительные конкурентные преимущества от ИТ-систем выйдя за их общепринятые возможности. И как правило, такие преимущества дают накопленный опыт компании и знания работающих в ней сотрудников. Но если опыт компании еще можно сохранить в каком-то виде в документах, на порталах, в прототипах систем или архивах, то как быть со знаниями сотрудников?

Ответ на этот вопрос дают системы управления знаниями (СУЗ). Рассмотрим подробнее, что представляют из себя эти системы и какие преимущества они могут дать для Вашего бизнеса.

Для начала определимся, что такое знания и чем они отличаются от данных и от информации. Представим себе таблицу, в которую внесены некоторые значения. Например, статистика продаж цветов в одной торговой точке за март:

  Точка продаж А, март 2019  
  Наименование товара Кол-во проданного товара, шт. Цена за штуку, руб. с НДС Общая стоимость проданного товара, руб. с НДС  
Розы красные 150 90 13 500
Розы белые 100 90 9 000
Розы розовые 200 90 18 000
Тюльпаны желтые 500 30 15 0000
Тюльпаны красные 700 30 21 0000

Названия и цифры, которые внесены в таблицу — это данные. Они автономны сами по себе и не несут в себе ничего, кроме значения, приведенного в заданном эквиваленте. Т.е. если поменять данные местами данные они от этого не потеряют своего значения.

Сама по себе таблица с приведенным количеством столбцов (аналитик) и строк (видов товаров) является информацией. Информация о том, сколько видов товара было продано, за какую цену и какаю общую стоимость проданного товара по видам товара мы имеем. Ключевым отличием информации от данных является то, что информация несет в себе смысл. Информация — это определенный набор данных, которые что-то означает для того, кто воспринимает информацию, и все, кто воспринимают информацию, понимают ее смысл одинаково. Изменение данных ведет к изменению информации. Если рассматривать таблицу построчно, то изменение цены за штуку повлечет за собой изменение информации об общей стоимости проданного товара. Если добавить дополнительные столбцы (например, количество поступившего товара), то добавится новая информация (например, об остатках).

Все мы знаем, что в марте есть день, когда продажи цветов сильно вырастают. Этот день равносилен годовой прибыли в цветочном бизнесе.  И, анализируя таблицу с информацией по продажам за март, опытный продавец цветов может сделать выводы о том, какие финансовые показатели ему ожидать в ближайшем году. Может, стоит вложиться в развитие новых направлений (например, продажа бонсай или экзотических растений), или бизнес потерял свою прибыльность и лучше остановить его развитие сейчас, пока расходы не стали превышать доходы. Опытный продавец цветов знает, что можно сделать исходя из информации, которую видит в таблице. И его знания — уникальны, т.к. они складываются из его личного опыта и понимания этого мира. Т.е. знания — это выводы, которые мы делаем из информации, которую получаем.

Системы управления знаниями направлены как раз на сохранение таких выводов. Они хранят в себе уникальные особенности результатов деятельности сотрудников компании и делают эти особенности доступными для прочих сотрудников. Преимущества таких систем очевидны. Во-первых, это возможность принимать решения на основе знаний других людей. Во-вторых, это скорость принятия решения, т.к. для доступа к знаниям не нужно опрашивать 150 человек. В-третьих, это открытость знаний для всех, кто имеет к ним доступ. Т.е. ситуации, когда источник знаний что-то утаил или просто забыл сказать, исключаются.

Помимо основного своего назначения системы управления знаниями имеют широкий спектр применения. В зависимости от того, знания в какой области требуется сохранить, возможно построение на базе СУЗ систем поддержки принятия решений (управленческих, стратегических, юридических, профессиональных), систем моделирования и имитационной деятельности, систем прогнозирования (прибыли, динамики развития, аварий, ошибочного поведения и т.п.).  Также СУЗ можно использовать в качестве поисковых систем для баз данных, где предъявляются высокие требования к результатам поиска. Так как результаты поиска в СУЗ являются не просто сопоставлением идентичных или похожих слов. Результаты поиска в СУЗ являются доказуемыми.

Об особенностях конкретных типов СУЗ можно посмотреть в отдельных разделах: